Méthode d’organisation optimum : Zen To Done

(écrit par Léo Babauta, auteur du blog Zen habits et inspiré de la méthode Getting Thing Done  de David Hallen)

Vous avez toujours voulu devenir organisé(e) et vous simplifiez la vie, avec de la perspicacité cette méthode est faite pour vous. Elle nécessite une vraie discipline mais ça en vaut la peine. Il va vous falloir prendre un peu de temps pour initialiser le système (2h ?! 1 soirée ou 2 ?!).

Une fois lancé(e), tenez-vous y.

Cette méthode réside en 10 points représentés chacun par 1 mot, soit 10 habitudes à mettre en place

1 – Collecter

2 – Traiter

3 – Planifier

4 – Agir

5 – Confiance

6 – Organiser

7 – Réviser

8 – Simplifier

9 – Routine

10 – Passion

1 – Collecter : Oublier d’oublier

N’oubliez JAMAIS justement : le cerveau n’est pas fait pour stocker de l’information. Tâches à faire, projets en cours, informations à conserver, réponses à donner, codes bancaires, … Nous ne pouvons pas tout retenir.

Déléguez ces tâches à un système de note (carnet ou système informatique)

• Portez un petit carnet (ou n’importe quel outil de capture que vous connaissez) et notez toutes les idées ou tâches qui vous viennent à l’esprit.

Faites-les sortir de votre esprit pour les coucher sur votre papier afin de ne pas les oublier.

• Centralisez vos notes (1 seul carnet ou un 1 seul fichier informatique)
• NOTEZ TOUT et tout de suite

2 – Traiter – Stop à l’accumulation

Prendre une décision sur chaque note déposée dans votre boite de réception ou sur votre carnet de notes

5 choix s’offrent à vous :

A – Supprimer

B – Déléguer

C – Classer (Information importante, un mail avec login/Mdp…)

D – Planifier (ToDolist, calendrier)

E – Faire cette tâche si elle prend moins de 2′

EVITER LA CREATION D’UNE « ZONE » de type « DIVERS », vous ne feriez qu’accumuler de l’inutile.

3 – Planifier – Priorité aux priorités

Avec La méthode des grosses pierres

Imaginons qu’un seau représente une journée avec :

– Grosses pierres (Actions importantes)

– Cailloux (Affaires courantes)

– Sable (Futilités)

=> On remplit le seau avec les grosses pierres puis les cailloux et pour finir, le sable

Chaque semaine, prenez 15’ (limitez bien ce temps et respectez-le) pour lister les grosses pierres (Actions importantes) que vous voulez accomplir pour chaque jour

Chaque jour (le matin), prenez 5’ (limitez bien ce temps et respectez-le) pour lister les 3 TPI (Tâches les Plus Importantes) ce sont les actions qui vous rapprochent de vos buts.

4 – Agir une tâche à la fois

Arrêter d’être multi-tâche et ne vous laissez pas distraire

– Fermer toutes les sources qui pourrait vous interrompre : boite mail, portable et internet (sauf si vous en avez besoin)

– Débarrasser l’encombrement de votre bureau

– Utilisez une minuterie et focalisez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible (exemple  toutes les heures : 55’ de travail + 5’ de pause ou toutes les 2h : 1h50 de travail + 10’ de pause)

– Si vous êtes, malgré tout, dérangé, écrivez toute demande entrante sur votre bloc-notes et revenez à votre tâche en cours

5 – Système de confiance – Restez Simple

Un système simple qui fonctionne, ça crée de la confiance (en vous)

Une Todo liste pour garder un système qui marche

– Les listes doivent être aussi simples que possible

– Vérifiez vos listes quotidiennement

– Focalisez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant

– Arrêter d’essayer de nouveaux outils

Mettre en place un système de collecte simple et efficace

– Avoir une boite

– Avoir 1 seule boite mail

– Avoir 1 carnet de note ou les écrire dans un PC (google doc par exemple pour une large accessibilité)

6 – S’organiser

Désencombrer son bureau et donner une place pour chaque chose ainsi chaque chose à sa place.

En 5 conseils

Conseil n°1 :

Votre nouvelle meilleure amie, c’est la poubelle. Jeter toutes les choses inutiles et ne garder que l’essentiel

Conseil n°2 :

Rangez immédiatement

Conseil n°3 :

Utiliser un système simple de classement

Conseil n°4 :

Créer des dossiers pour classer, ranger les documents (physiquement ou informatiquement)

Conseil n°5 :

Etiqueter et nommer les dossiers => N’appeler jamais un dossier divers

Remarque : Un environnement encombré est une source de stress et brise la concentration

7 – Réviser

Etape clé pour garder le système de fonctionnement

– Chaque semaine revoir les objectifs pendant 30′ (le vendredi soir ou le lundi matin)

– 5′ : Revoir vos buts (de vie) et choisissez un but que vous voulez accomplir cette année. Puis focalisez-vous sur un but à atteindre dans la semaine.

– 5′ : Révisez vos notes : revenez sur vos notes pour lister les tâches inachevées et les éléments à classer

– 5′ : Revoyez votre calendrier : Regardez votre planning de la semaine écoulée et de la semaine à venir pour voir les tâches qui sont à reporter et celles à anticiper

– 10′ : Révisez vos listes : Penchez-vous sur vos listes pour vous assurer qu’elles sont mises à jour. Rayez les éléments terminés. Consultez également votre liste de suivi, votre liste “Un jour/peut-être”, et votre liste de projets (listes qui viennent de GTD : liste de suivi : attend une action de quelqu’un d’autre ou dépend d’une autre action de la liste

” un jour peut-être ” : c’est ce qu’on a envie de faire mais on n’y a pas donné de date précise, ce n’est pas une priorité

« Liste de projet » : c’est une sorte de super tâche, un objectif comme “devenir champion du monde” mais ce genre d’objectif doit être cassé en éléments simples (cf mon article « Envie de changer #3 – Comment amorcer le changement ? Puis avancer ? La méthode des petits pas »)

– 5′ : Planifiez vos grosses pierres : Ces tâches sont VOTRE PRIORITE pour la semaine à venir (vérifier si on a bien réalisé ses grosses pierres pour analyser pourquoi ça a été fait ou pas)

8 – Simplifier – Savoir réduire à l’essentiel

Eliminez ce qui n’est pas essentiel

4 pistes pour aller à l’essentiel :

– Buts et tâches : Si vous avez une liste de 50 tâches à faire, voyez si vous pouvez la diviser par 2 pour la réduire à 25. Faites-en un défi ! Parfois les tâches s’éliminent d’elles-mêmes.

– Engagements : Apprenez à dire non. Vous ne pouvez pas tout faire. Concentrez-vous sur un petit nombre d’engagements qui vous tiennent vraiment à cœur. ( Prendre une feuille de papier, lister tous les engagements qu’on a – après 1 ou 2 journées, reprendre cette liste et demandez-vous pour chaque ligne si cet engagement est bien utile. Rayez s’il est inutile)

– Internet (Faire le ménage) : Faites le ménage sur les notifications que vous avez mis en place, Soyez sans pitié avec les e-mails inutiles, allez sur internet si vous avez un but précis.

Inutile de vérifier 50 fois vos mails (consulter ses mails 2 fois par jour sur des plages à planifier) et fermer les messageries instantanées.

– Choisissez les sources d’information : supprimez les sources d’information sans valeur (TV, …) Cherchez uniquement les sources d’information qui vous permettront de vous informer sur CE qui vous intéresse.

9 – Routine – Se mettre à l’écart du chaos

Définition de Routine : habitude prise de faire quelque chose toujours de la même manière

– On peut ainsi mettre en place des routines bénéfiques pour créer des comportements automatiques qui nous font avancer vers nos objectifs

Routine matinale (Exemple) :

– Regarder votre agenda

– Examiner vos listes

– mettre en place vos TPI de la journée

– Faire du sport

– Examiner sa boite de réception

– Faire votre grosse pierre soit, votre 1ère action importante de la journée

Exemple de routine du soir

– Passer en revue votre journée

– Ecrire dans votre journal en rayant les tâches réalisées (les garder en visuel vous permet de vous rendre compte du chemin parcouru)

– Préparer le jour suivant

– Examiner votre boîte de réception

10 – Trouver votre passion

En appliquant les 9 précédentes habitudes vous serez plus productifs mais pas forcément plus heureux.

Comment trouvez votre passion en 6 étapes :

1 – Qu’aimez-vous déjà faire ?

2 – Quels sont vos sujets de lectures ?

3 – Brainstormez

4 – Demandez autour de vous (quelles sont les passions des autres)

5 – Testez (de nouvelles activités – mais ne pas se disperser non plus, la curiosité est une bonne chose cependant – faire la balance)

6 – Ne cessez jamais d’essayer (Savoir où mettre le curseur – on est plus facilement passionné pour les choses pour lesquelles on est plus facilement doué)

Résumé :

Les 10 habitudes de Zen to done

1- Collectez => notez tout et tout de suite

2- Traitez => Supprimer, Déléguer, Classer, Planifier, Faire

3- Planifiez => Technique des grosses pierres

4- Agissez => 1 seule tâche à la fois

5- Ayez un système de confiance => TodoList simples, vérifier les listes quotidiennement, focalisez ce qui est à faire maintenant, arrêtez d’essayer de nvx outils d’organisation

6- Organisez => La nouvelle meilleure amie est la poubelle, gardez l’essentiel

7- Révisez => Revoir votre but à long terme 5′, Reviser ses notes 5′, Revoir son calendrier 5′, Reviser ses listes 10′, planifiez les grosses pierres 5′

8- Simplifiez => Eliminer ce qui n’est pas essentiel

9- Créez vos routines

10- Trouvez votre passion => Faire les 6 étapes (Qu’aimez-vous faire?, Quels sont vos sujets de lecture?, Brainstormez, Demandez autour de vous, Testez, Ne cessez jamais d’essayer)

5 tâches à faire :

– Revoir les conseils pour s’organiser

– Réviser : mettre en place une revue hebdo

– Simplification : passer en revue ses engagements, les notifications, jetez

– Créer une routine du matin et du soir

– Trouvez votre passion (déjà fait 😉 )