Le télétravail fait dorénavant partie du quotidien de ceux qui ont une activité qui s’y prête.  Il n’est cependant pas toujours évident, avec toutes les distractions qui nous entourent, d’être toujours productif. Alors comment optimiser notre temps de travail ?

Dans cet article, je vous livre mon astuce pour améliorer votre productivité et non seulement gagner en sérénité mais aussi gagner du temps.

Cette astuce clé s’intègre dans un cadre qu’il est fortement conseillé de respecter.

En effet, et c’est certainement une déformation professionnelle de naturopathe mais nous apprenons qu’une technique ne fonctionne jamais seule. Il lui faut un ensemble pour qu’elle puisse s’exprimer pleinement. C’est comme pour faire pousser une plante, si vous ne lui donner que de l’eau mais pas de lumière, elle va dépérir. Si vous lui donner uniquement de la lumière mais pas d’eau, elle va dépérir. Si vous lui donner de l’eau, de la lumière mais qu’elle est à des températures trop froides, elle va dépérir…etc…

DE QUEL CADRE AVONS-NOUS BESOIN ICI ?

ÊTRE BIEN DANS SON CORPS ET DANS SA TÊTE 

• L’Etat d’esprit (Avec des routines de quelques minutes, il est possible de se mettre dans un mode très positif et avec plein d’énergie dès le matin)
• L’Activité physique (A choisir selon vos affinités : course à pied, yoga, renforcement musculaire, …)
• Le Sommeil (dormir votre quota)
• L’Alimentation (manger physiologique et s’hydrater régulièrement)
• Les Pauses (elles permettent de reposer le cerveau ! alors fuyez les écrans et les portables)
• S’oxygéner (le cerveau !), aller régulièrement dehors, si possible au contact de la nature et au soleil !

ÊTRE ORGANISE

                Savoir ce que vous avez à faire

Avoir une application, un fichier où sont répertoriées vos tâches

                                Quel est l’objectif et quels sont les mini-objectifs qui vont permettre d’atteindre cet objectif ?

AVOIR UNE PASSION, UNE DISTRACTION MAJEURE

C’est celle qui vous fait arrêter votre travail et qui vous permet de mettre votre cerveau en mode « DO-PA-MI-NE » (c’est-à-dire « Je prends un max de plaisir ») et détente 😉

AVOIR UNE VIE SOCIALE même à distance

Bref, il est important d’avoir une vie équilibrée faite sur des bases saines de façon à pouvoir en profiter le mieux et le plus longtemps possible. C’est ce qu’on appelle le bon sens 😉

Maintenant que le cadre est posé et avant de vous livrer cette fameuse astuce, posons-nous la question suivante.

A QUOI CORRESPOND LA « PRODUCTIVITE » ?

Effectivement, c’est la base de savoir de quoi nous parlons. Il est alors important de se demander à quoi correspond la « productivité » dans notre cas.

Il s’agit de la valeur fournie par rapport au temps travaillé.

On pourra même l’écrire ainsi :

Ainsi, en toute logique, on voit clairement que pour augmenter la productivité, soit on augmente la valeur dans le même temps travaillé soit on garde la même valeur mais on diminue le temps travaillé.

La loi d’Illich de la contre-productivité dit qu’au delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire, elle devient négative. Vous comprendrez ainsi que le plus rapide à mettre en place est de diminué le temps travaillé pour la même valeur donnée.

QUEL EST VOTRE TEMPS DE CONCENTRATION ?

Il faut savoir que notre temps de concentration est limité à 90 minutes, en moyenne. Pour certains, ce sera plus et pour d’autres ce sera moins. Je vous propose d’adapter cette durée selon votre niveau de concentration à vous.

FLASHBACK

Maintenant, un flashback pour les personnes actives qui lisent ces quelques lignes. Pour celles et ceux qui sont encore étudiantes et étudiants, ça ne devrait pas remonter très loin 😉

A l’école, pendant nos études, nous avons toujours eu des contrôles, des interrogations, des examens pour valider nos acquis. Pour cela, nous avons toujours eu un temps limité. Parfois très nettement suffisant et parfois pas du tout mais en général, ça dépendait de la préparation que nous avions faite. Une fois que ce temps était écoulé, quelque soit le résultat, c’était un soulagement car c’était TER-MI-NE !

Eh bien maintenant, c’est ce que je vais vous proposer. RESPECTEZ UN TEMPS LIMITE

ET CE TEMPS LIMITE CORRESPOND A VOTRE TEMPS MAX DE CONCENTRATION.

Deux lois expliquent cette astuce fondamentale. La 1ère est la loi de Parkinson de dilatation du temps qui dit que plus vous disposez de temps pour réaliser une tâche, plus vous aurez tendance à utiliser complètement ce temps. La 2nde est la loi de Carlson des séquences continues qui dit qu’être interrompu dans son activité prolonge sa réalisation. Alors, n’attendez plus, octroyez-vous uniquement ce temps et mettez votre téléphone sur mode avion !

MISE EN APPLICATION

Ainsi, pour chacune de vos tâches (à partir de l’application que vous utilisez ou de votre fichier), vous allez leurs octroyer ce temps limité dont le maximum sera votre temps de concentration (rappel : la moyenne, c’est 90’) avec le temps, vous arriverez de mieux en mieux à donner la “bonne durée”. En attendant, vous pouvez utiliser la loi de Hofstadter du glissement de planning qui dit qu’il est complexe de prévoir le temps de réalisation d’une tâche complexe alors augmenter dès à présent de 10 à 20% votre 1ère estimation.

Exemple :

• 10’ pour répondre au mail de M. MARTIN
• 15’ pour répondre au mail du fournisseur F
• 20’ pour répondre au mail du directeur
• 30’ pour lancer la commande C1
• 60’ pour la préparation de la réunion d’équipe
• 60’ pour faire la réunion d’équipe
• 2 jours pour rédiger un document
  • 90’ pour rédiger le chapitre 1
  • 90’ pour rédiger le chapitre 2
  • 90’ pour rédiger le chapitre 3
  • 90’ pour rédiger le chapitre 4
  • 90’ pour rédiger le chapitre 5
  • 90’ pour rédiger le chapitre 6
  • 90’ pour relire
  • 90’ pour apporter les corrections

Ensuite faites des regroupements de tâche par durée

• 1^er groupe : la durée d’une tâche n’excède pas 20’
• 2^ème groupe : la durée d’une tâche est de 20’ à 90’
• 3^ème groupe : la durée d’une tâche est de 90’

Avec mon exemple on a :

1^er groupe :

• 10’ pour répondre au mail de M. MARTIN
• 15’ pour répondre au mail du fournisseur F

2^ème groupe :

• 20’ pour répondre au mail du directeur
• 30’ pour lancer la commande C1
• 60’ pour la préparation de la réunion d’équipe
• 60’ pour la préparation de la réunion trimestrielle – 1^ère itération
• 60’ pour la préparation de la réunion trimestrielle – 2^ème itération

3^ème groupe :

• 2 jours pour rédiger un document
  • 90’ pour rédiger le chapitre 1
  • 90’ pour rédiger le chapitre 2
  • 90’ pour rédiger le chapitre 3
  • 90’ pour rédiger le chapitre 4
  • 90’ pour rédiger le chapitre 5
  • 90’ pour rédiger le chapitre 6
  • 90’ pour relire
  • 90’ pour apporter les corrections

Une fois ces groupes constitués, si nécessaire, regrouper les à nouveau de façon qu’ils fassent le max de votre temps de concentration (rappel : 90’ la moyenne)

Le 1^er groupe dont la durée est de 25’ reste tel quel et est ajouté au groupe 2.3 pour totaliser 85’ (il y aura certainement un mail à traiter, de 5’ qui se rajoutera, en vrai, dans les tâches mais ce n’est pas très grave de ne pas atteindre pile les 90’ ! 😉 )

Le 2^ème groupe devient :

Groupe 2.3 (85’) :

• 60’ pour la préparation de la réunion trimestrielle – 2^ème itération
• 25’ pour le 1^er Groupe

Le 3^ème groupe devient :

• 2 jours pour rédiger un document
  • 90’ pour rédiger le chapitre 1
  • Groupe 3.2 = 90’ pour rédiger le chapitre 2
  • Groupe 3.3 = 90’ pour rédiger le chapitre 3
  • Groupe 3.4 = 90’ pour rédiger le chapitre 4
  • Groupe 3.5 = 90’ pour rédiger le chapitre 5
  • Groupe 3.6 = 90’ pour rédiger le chapitre 6
  • Groupe 3.7 = 90’ pour relire le document
  • Groupe 3.8 = 90’ pour apporter les corrections au document

Et à partir de là, dans des plages dont la durée max est celle de votre temps de concentration (ici 90’), vous intégrerez chaque groupe constitué

Exemple de résultat avec un emploi du temps très arbitraire

Plage	Exemple	Jour 1	Jour 2	Jour 3
8h30 – 10h	Groupe A	Groupe 2.1	Groupe 3.3	Groupe 3.7
10h-10h30	Pause
10h30-12h	Groupe B	Groupe 2.2	Groupe 3.4	Groupe 3.8
12h-14h	Déjeuner
14h-15h30	Groupe C	Groupe 3.1	Groupe 3.5	Groupe 2.3
15h30-16h	Pause
16h-17h30	Groupe D	Groupe 3.2	Groupe 3.6

Pour respecter cette organisation, il faudra aussi une bonne dose d’AUTO-DISCIPLINE mais ça fait gagner un maximum de temps ! Ça en vaut la peine, alors FONCEZ 😊

C’est grâce au carnaval d’article du blog Blogueur Pro que je partage avec vous cette astuce. Sans cet événement, je n’aurais sans doute pas pensé à vous partager tout ça et c’est parce que j’apprécie beaucoup ce blog, dont l’un de mes articles préférés est https://blogueur-pro.net/comment-creer-un-ebook-rentable que vous avez lu ces lignes.

De votre côté, utilisez-vous une astuce pour être plus productif ? Pensez-vous pouvoir appliquer celle que je propose ?

Je serai heureuse de lire vos commentaires 😉

@u plaisir d’échanger 😊

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